Wersja 1.0 • stan na 7 kwietnia 2026 r.

Organizator / administrator	Flow Up Group sp. z o.o.
Dane podmiotu	ul. Mikstacka 16, 60-163 Poznań • KRS 0000776158 • NIP 7792504032 • REGON 382810639 • e-mail RODO: rodo@flowup.pl

Ta polityka opisuje, w jaki sposób Flow Up Group sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w związku z działalnością Kręgu B2B, serwisu kragb2b.pl, formularzami zgłoszeniowymi, newsletterem, wydarzeniami stacjonarnymi i online, współpracą z partnerami, rozliczeniami oraz komunikacją marketingową. Dokument przyjmuje model ostrożny i zakłada, że zgody marketingowe, zgody wizerunkowe i zgody na cookies są zbierane odrębnie, aktywnie i tylko tam, gdzie są naprawdę potrzebne.

1. Administrator danych i kontakt

• Administratorem danych osobowych jest Flow Up Group sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Mikstacka 16, 60-163 Poznań, KRS 0000776158, NIP 7792504032, REGON 382810639.

• Z administratorem można skontaktować się listownie pod adresem siedziby lub elektronicznie pod adresem rodo@flowup.pl.

• Jeżeli w konkretnym formularzu, regulaminie albo opisie wydarzenia wskazano dodatkowy adres operacyjny, służy on do obsługi organizacyjnej zgłoszenia; sprawy ochrony danych należy kierować na rodo@flowup.pl.

2. Kiedy i skąd pozyskujemy dane

• Pozyskujemy dane bezpośrednio od Ciebie, gdy: wypełniasz formularz dołączenia do Kręgu B2B, zgłaszasz się na wydarzenie, zapisujesz się na newsletter, kontaktujesz się z nami, kupujesz bilet po akceptacji zgłoszenia, zgłaszasz chęć goszczenia wydarzenia lub współpracy partnerskiej.

• Możemy pozyskać dane z innych źródeł, jeżeli: zostałeś polecony przez członka Kręgu, partnera lub gospodarza wydarzenia, skontaktowałeś się z nami przez LinkedIn lub inny kanał społecznościowy, albo Twoje dane są publicznie dostępne i wykorzystujemy je wyłącznie w zakresie potrzebnym do pierwszego kontaktu B2B.

• Zakres danych zależy od celu. Najczęściej obejmuje: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, rolę w firmie, branżę, miasto, informacje o zgłoszeniu, dane do faktury oraz informacje organizacyjne związane z wydarzeniem.

3. W jakich celach przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

• Obsługa formularza kontaktowego lub zgłoszeniowego: aby odpowiedzieć na wiadomość, ocenić dopasowanie do Kręgu B2B lub wydarzenia, skontaktować się w sprawie zgłoszenia i prowadzić korespondencję przed udziałem lub współpracą.

• Kwalifikacja do Kręgu B2B: aby zweryfikować, czy zgłaszająca się osoba i firma pasują do formuły środowiska, ograniczeń konkurencyjnych, zasad jakości i bezpieczeństwa relacji.

• Organizacja wydarzeń: aby przyjąć zgłoszenie, potwierdzić udział, wysłać informacje organizacyjne, prowadzić listę uczestników, przygotować identyfikację, logistykę i komunikację przed, w trakcie i po wydarzeniu.

• Sprzedaż i rozliczenie biletów lub członkostwa: aby zawrzeć i wykonać umowę, wystawić dokument księgowy, obsłużyć płatność, reklamację lub zwrot, a także spełnić obowiązki podatkowe i rachunkowe.

• Newsletter i marketing: aby wysyłać informacje o spotkaniach, wydarzeniach, podcastach, publikacjach i inicjatywach Flow Up Group lub Kręgu B2B – wyłącznie wtedy, gdy masz do tego odpowiednią podstawę, w szczególności zgodę albo inną podstawę wynikającą z przepisów prawa.

• Bezpieczeństwo serwisu i dochodzenie roszczeń: aby prowadzić logi techniczne, przeciwdziałać nadużyciom, bronić się przed roszczeniami albo ich dochodzić oraz zapewnić bezpieczeństwo organizacyjne i informatyczne.

• Dokumentacja wydarzeń i komunikacja o działalności Kręgu: aby udokumentować przebieg wydarzenia, pokazać charakter inicjatywy, publikować relacje i materiały informacyjne – przy zachowaniu zasad ochrony wizerunku oraz prywatności.

4. Podstawy prawne przetwarzania

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, gdy jest ona potrzebna, np. w newsletterze, w wybranych cookies niezbędnych do analityki/marketingu po stronie użytkownika albo przy wykorzystaniu wizerunku eksponującego konkretną osobę.

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy, np. w zakresie zgłoszenia, udziału, członkostwa, sprzedaży biletu i obsługi wydarzenia.

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny, np. w zakresie rachunkowości, rozliczeń, obowiązków podatkowych oraz obsługi żądań osób, których dane dotyczą.

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, np. prowadzenie korespondencji B2B, ocena dopasowania do formuły Kręgu, bezpieczeństwo serwisu, ochrona przed nadużyciami, dochodzenie lub obrona roszczeń, dokumentowanie wydarzeń w zakresie dozwolonym prawem.

5. Czy musisz podawać dane

• Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale bez podania danych oznaczonych jako wymagane nie będziemy mogli obsłużyć zgłoszenia, odpowiedzieć na wiadomość, zakwalifikować do wydarzenia lub zrealizować umowy.

• Nie wymagamy danych nadmiarowych. Dane do faktury, w tym NIP, powinny być podawane dopiero wtedy, gdy rzeczywiście zachodzi potrzeba rozliczenia.

• Jeżeli dane są potrzebne do bezpieczeństwa wydarzenia terenowego lub rekreacyjnego, prosimy tylko o informacje niezbędne organizacyjnie. Nie prosimy rutynowo o szczegółowe dane o zdrowiu.

6. Kto może otrzymać dane

• Upoważnieni pracownicy, współpracownicy i osoby działające na zlecenie administratora, jeżeli jest to potrzebne do obsługi Kręgu B2B lub wydarzenia.

• Podmioty świadczące usługi techniczne i organizacyjne, np. hosting, poczta elektroniczna, formularze online, narzędzia CRM, newsletter, księgowość, płatności, sklep internetowy, obsługa prawna, operatorzy wydarzeń, fotografowie, podwykonawcy techniczni.

• Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, jeżeli administrator ma taki obowiązek.

• Co do zasady nie sprzedajemy danych uczestników. Nie udostępniamy list kontaktowych innym uczestnikom, prelegentom lub partnerom do samodzielnego marketingu bez właściwej podstawy prawnej.

7. Przekazywanie danych poza EOG

• Co do zasady staramy się korzystać z rozwiązań przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

• Jeżeli korzystamy z usług dostawców, których infrastruktura lub podwykonawcy znajdują się poza EOG, przekazanie odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez prawo, w szczególności standardowych klauzul umownych lub innego właściwego mechanizmu legalizującego transfer.

• Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji o takich zabezpieczeniach, możesz napisać na rodo@flowup.pl.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania i korespondencję – przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez czas niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń.

• Formularze dołączenia do Kręgu i zgłoszenia na wydarzenia – przez okres rekrutacji / kwalifikacji, a następnie przez okres uzasadniony organizacyjnie i dowodowo, nie dłużej niż jest to potrzebne.

• Dokumenty związane z członkostwem, biletami i rozliczeniami – przez okres trwania umowy, a następnie przez terminy wynikające z przepisów rachunkowych i podatkowych.

• Newsletter – do czasu cofnięcia zgody albo wniesienia sprzeciwu, a następnie przez czas potrzebny do wykazania zgodności działań.

• Materiały wydarzeniowe i dokumentacja – przez okres potrzebny do udokumentowania działalności i komunikacji o inicjatywie albo do czasu skutecznego sprzeciwu lub wycofania zgody, jeśli była podstawą ich publikacji.

9. Twoje prawa

• Masz prawo żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych – w zakresie przewidzianym prawem – oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

• Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz wycofać ją w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

• Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

• Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

• Możemy stosować elementy porządkowania i segmentacji zgłoszeń, np. według typu wydarzenia, roli, branży lub regionu, wyłącznie po to, aby sprawniej obsłużyć proces kwalifikacji i komunikacji.

11. Wydarzenia, zdjęcia, nagrania i wizerunek

• Podczas wydarzeń możemy prowadzić dokumentację fotograficzną, wideo lub audio w celu udokumentowania przebiegu wydarzenia, komunikacji o działalności Kręgu B2B oraz budowania archiwum inicjatywy.

• Jeżeli materiał pokazuje ogólny charakter wydarzenia i uczestnik stanowi jedynie element większej całości, przetwarzanie może odbywać się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, z poszanowaniem prywatności i dobrych praktyk organizatora.

• Jeżeli materiał eksponuje konkretną osobę, wypowiedź, wywiad, portret, close-up albo ma być używany szerzej promocyjnie, co do zasady prosimy o odrębną zgodę albo uzgadniamy publikację indywidualnie.

• Uczestnik, który nie chce być eksponowany w materiałach promocyjnych, powinien zgłosić to organizatorowi najpóźniej przy rejestracji na miejscu; dołożymy rozsądnych starań, aby uszanować taki wybór, przy czym nie zawsze da się całkowicie wyeliminować obecność osoby w ujęciach ogólnych.

12. Serwis internetowy, logi i cookies

• Serwis może korzystać z plików cookies, local storage lub podobnych technologii w celu zapewnienia działania strony, bezpieczeństwa, zapamiętania preferencji użytkownika oraz – jeżeli wdrożono odpowiedni mechanizm zgód – analityki lub działań marketingowych.

• Cookies niezbędne do działania serwisu mogą być stosowane bez odrębnej zgody, natomiast cookies analityczne i marketingowe powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu ważnej zgody wyrażonej aktywnie przez użytkownika.

• Serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas żądania, typ przeglądarki, typ urządzenia, adresy URL oraz informacje o błędach – w celu bezpieczeństwa, diagnostyki i administrowania serwisem.

13. Media społecznościowe i kontakt przez platformy zewnętrzne

• Jeżeli kontaktujesz się z nami przez LinkedIn, YouTube, Spotify, formularz osadzony z zewnętrznego narzędzia lub inny serwis społecznościowy, Twoje dane są przetwarzane także zgodnie z zasadami tej platformy.

• Zachęcamy, aby danych szczególnie wrażliwych lub poufnych nie przesyłać przez publiczne komunikatory i wiadomości prywatne w portalach społecznościowych.

14. Dane dzieci i osób niepełnoletnich

• Krąg B2B i wydarzenia Kręgu są co do zasady kierowane do pełnoletnich właścicieli, menedżerów i przedstawicieli firm.

• Jeżeli dane osoby niepełnoletniej miałyby być przetwarzane przy okazji wydarzenia, odbywa się to tylko w niezbędnym zakresie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami reprezentacji przez rodzica lub opiekuna.

15. Zmiany polityki prywatności

• Polityka prywatności może być aktualizowana, gdy zmieniają się przepisy, zakres działalności Kręgu B2B, wykorzystywane narzędzia albo sposób organizacji wydarzeń.

• Nowa wersja jest publikowana z datą aktualizacji. Zmiana nie ogranicza praw nabytych osób, których dane dotyczą.

16. Dobre praktyki wdrożeniowe po stronie organizatora

• Oddzielaj zgody: newsletter, kontakt marketingowy, cookies i wizerunek nie powinny być łączone w jeden checkbox.

• Nie stosuj domyślnie zaznaczonych zgód ani uzależniania udziału w wydarzeniu od ogólnej zgody na promocję wizerunku.

• Zbieraj tylko dane potrzebne na danym etapie; dane fakturowe pobieraj po zakwalifikowaniu lub zakupie.

• Regularnie weryfikuj listę dostawców narzędzi: formularzy, hostingu, sklepu, newslettera, analityki, płatności i nagrań.

• Dbaj o ograniczony dostęp do danych uczestników oraz o spójne procedury publikacji zdjęć, materiałów audio i list uczestników.