Regulamin wydarzeń Kręgu B2B

Wersja 1.0 • stan na 7 kwietnia 2026 r. • regulamin dla spotkań stacjonarnych, wydarzeń specjalnych, wyjazdów i wydarzeń terenowych Kręgu B2B organizowanych przez Flow Up Group sp. z o.o.

Organizator / administrator	Flow Up Group sp. z o.o.
Dane podmiotu	ul. Mikstacka 16, 60-163 Poznań • KRS 0000776158 • NIP 7792504032 • REGON 382810639 • e-mail RODO: krystian.pluciak@flowup.pl

Ten regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniach Kręgu B2B, w tym w spotkaniach standardowych, wydarzeniach specjalnych, wydarzeniach wyjazdowych oraz wydarzeniach outdoorowych i rekreacyjnych. Regulamin został przygotowany tak, aby ograniczać ryzyka organizacyjne, sprzedażowe, bezpieczeństwa i prywatności po obu stronach.

1. Organizator i zakres regulaminu

• Organizatorem wydarzeń Kręgu B2B jest Flow Up Group sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Mikstacka 16, 60-163 Poznań, KRS 0000776158, NIP 7792504032, REGON 382810639, dalej: „Organizator”.

• Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników, gości, prelegentów, gospodarzy spotkań, partnerów wspierających oraz – w odpowiednim zakresie – osoby towarzyszące.

• Jeżeli dla konkretnego wydarzenia opublikowano dodatkowe zasady, kartę wydarzenia, warunki sprzedaży biletu, regulamin obiektu albo regulamin operatora zewnętrznego, stosuje się je łącznie z niniejszym regulaminem. W razie sprzeczności pierwszeństwo ma karta danego wydarzenia lub regulamin bezpieczeństwa obiektu / operatora.

2. Charakter wydarzeń Kręgu B2B

• Krąg B2B jest środowiskiem jakościowym i selektywnym. Wydarzenia nie są otwartym targiem sprzedażowym ani gwarancją pozyskania klientów, zleceń lub rekomendacji.

• Organizator tworzy przestrzeń do relacji, wymiany myśli, kooperacji, rekomendacji i rozmów o realnych wyzwaniach biznesowych; nie sprzedaje uczestników jako „publiczności” dla prelegentów, sponsorów ani gości.

• Prelegenci, partnerzy i gospodarze powinni wnosić wartość merytoryczną, organizacyjną lub relacyjną. Nachalna sprzedaż, agresywne pitchowanie i pozyskiwanie danych kontaktowych wbrew woli uczestników jest niedopuszczalne.

3. Kto może brać udział

• W wydarzeniach mogą brać udział osoby pełnoletnie, w szczególności właściciele, wspólnicy, członkowie zarządu, dyrektorzy zarządzający i inne osoby realnie decyzyjne po stronie firm.

• Organizator może ograniczyć udział do firm działających głównie w modelu B2B, do określonych ról, branż, regionów lub poziomu odpowiedzialności decyzyjnej.

• Udział osób niepełnoletnich lub osób towarzyszących jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy Organizator wyrazi na to zgodę i pozwalają na to warunki konkretnego wydarzenia.

4. Zgłoszenie, kwalifikacja i potwierdzenie udziału

• Zgłoszenie odbywa się przez formularz, wiadomość e-mail, rekomendację albo inny kanał wskazany przez Organizatora.

• Zgłoszenie nie oznacza automatycznej akceptacji udziału. Organizator może kontaktować się w celu weryfikacji dopasowania do formuły wydarzenia, zasad Kręgu, ograniczeń konkurencyjnych lub bezpieczeństwa organizacyjnego.

• Potwierdzenie udziału następuje po wyraźnym zaakceptowaniu zgłoszenia przez Organizatora, a w przypadku wydarzeń płatnych – dodatkowo po terminowej opłacie biletu lub innym spełnieniu warunków wskazanych w komunikacie organizacyjnym.

• Organizator może wprowadzić listę rezerwową, limit miejsc, zaproszenia indywidualne, próg minimalnej liczby uczestników albo kwalifikację etapową.

5. Płatności, bilety, członkostwo i faktury

• Jeżeli wydarzenie jest płatne, warunkiem udziału jest opłacenie biletu w terminie wskazanym przez Organizatora lub w systemie sprzedaży.

• W przypadku wydarzeń Kręgu B2B sprzedaż biletu może być technicznie prowadzona na stronie flowup.pl lub w innym narzędziu wskazanym przez Organizatora po uprzedniej akceptacji zgłoszenia.

• Warunki cenowe mogą różnić się dla członków Kręgu, gości, prelegentów, partnerów, gospodarzy lub osób towarzyszących.

• Faktury wystawiane są na podstawie danych przekazanych przez uczestnika. Uczestnik odpowiada za prawidłowość danych fakturowych.

6. Zmiany programu, miejsca, terminu i odwołanie wydarzenia

• Organizator może zmienić agendę, godzinę, miejsce, trasę, gospodarza, prelegenta, formę wydarzenia, zakres świadczeń lub inne elementy organizacyjne, jeżeli wymagają tego względy merytoryczne, organizacyjne, techniczne, bezpieczeństwa, pogodowe albo frekwencyjne.

• Organizator może odwołać wydarzenie lub przenieść je na inny termin, w szczególności w przypadku siły wyższej, niewystarczającej liczby zgłoszeń, choroby kluczowego gospodarza/prelegenta, awarii obiektu, problemów logistycznych lub zagrożenia dla bezpieczeństwa uczestników.

• W razie istotnej zmiany lub odwołania wydarzenia Organizator informuje uczestników możliwie szybko i – zależnie od modelu sprzedaży danego wydarzenia – proponuje zwrot, voucher, przeniesienie opłaty na nowy termin albo udział w wydarzeniu zastępczym.

7. Rezygnacja, zastępstwo i zwroty

• Jeżeli karta danego wydarzenia nie stanowi inaczej, uczestnik może zgłosić rezygnację w formie dokumentowej (np. e-mail).

• Organizator może dopuścić udział zastępcy w miejsce zgłoszonego uczestnika, o ile zastępca spełnia warunki udziału i zostanie zaakceptowany organizacyjnie.

• Zasady zwrotów, terminy i potrącenia zależą od charakteru wydarzenia, poniesionych kosztów oraz warunków rezerwacji zewnętrznych. Dla wydarzeń wyjazdowych, outdoorowych i z limitowaną liczbą miejsc Organizator może przewidzieć bardziej restrykcyjne zasady zwrotów ze względu na wcześniej ponoszone koszty.

8. Zasady zachowania podczas wydarzenia

• Uczestnicy są zobowiązani do zachowania kultury osobistej, szacunku dla innych, punktualności, przestrzegania poleceń organizacyjnych i zasad bezpieczeństwa.

• Niedopuszczalne są w szczególności: agresja, dyskryminacja, nękanie, uporczywe przerywanie wystąpień, naruszanie prywatności innych uczestników, wynoszenie informacji poufnych bez zgody, uporczywe nagabywanie sprzedażowe, spamowanie wiadomościami, zakłócanie przebiegu wydarzenia oraz obecność pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, jeżeli wpływa to na bezpieczeństwo lub przebieg spotkania.

• Organizator może odmówić udziału, wyprosić uczestnika albo przerwać jego udział bez zwrotu kosztów, jeżeli zachowanie danej osoby zagraża bezpieczeństwu, reputacji wydarzenia, komfortowi innych uczestników lub narusza regulamin.

9. Poufność, rekomendacje i kontakty między uczestnikami

• Wydarzenia Kręgu B2B mają sprzyjać jakościowym relacjom i odpowiedzialnym rekomendacjom. Organizator nie gwarantuje skuteczności, jakości ani wyniku relacji między uczestnikami.

• Jeżeli w trakcie wydarzenia omawiane są konkretne przypadki biznesowe, dane firmowe, cele, plany lub problemy, uczestnicy powinni traktować takie informacje z należytą poufnością.

• Pozyskanych podczas wydarzenia danych kontaktowych nie wolno wykorzystywać do masowego lub natarczywego marketingu bez odpowiedniej podstawy prawnej i bez poszanowania woli drugiej strony.

• Rekomendacje, przedstawienia i kooperacje powinny mieć charakter odpowiedzialny; uczestnik nie powinien polecać, obiecywać ani gwarantować czegoś, czego sam nie zweryfikował w rozsądnym zakresie.

10. Zdjęcia, nagrania, streaming i media

• Organizator może wykonywać zdjęcia, nagrania wideo, audio oraz materiały dokumentacyjne podczas wydarzenia.

• Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że podczas wydarzeń mogą być wykonywane ujęcia ogólne sali, grupy lub przestrzeni wydarzenia.

• Wizerunek eksponujący konkretną osobę, wypowiedź ekspercką, wywiad, podcast, nagranie wypowiedzi 1:1 albo materiał promocyjny skoncentrowany na uczestniku powinien co do zasady opierać się na odrębnej zgodzie albo wyraźnym ustaleniu z daną osobą.

• Samowolne nagrywanie innych uczestników, screenowanie zamkniętych części spotkań, publikowanie list uczestników albo relacji z case’ów bez zgody osób zainteresowanych jest zabronione.

11. Wydarzenia w firmach gospodarzy

• Jeżeli wydarzenie odbywa się w siedzibie firmy gospodarza, uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania zasad obowiązujących na terenie zakładu, biura, hali, magazynu lub innej przestrzeni udostępnionej przez gospodarza.

• Gospodarz może ograniczyć dostęp do wybranych stref, zabronić fotografowania określonych obszarów, wymagać identyfikatorów, środków ochronnych albo szczególnego sposobu poruszania się po obiekcie.

• Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone z jego winy na terenie obiektu gospodarza.

12. Wydarzenia outdoorowe, rekreacyjne i wyjazdowe, w tym spływy kajakowe

• Wydarzenia o charakterze terenowym, rekreacyjnym lub sportowym – w tym spływy kajakowe, aktywności wodne, piesze, integracyjne lub wyjazdowe – wymagają dodatkowej ostrożności oraz przestrzegania poleceń organizatora i operatorów technicznych.

• Uczestnik oświadcza, że może bezpiecznie wziąć udział w wydarzeniu zgodnie ze swoim stanem zdrowia, doświadczeniem i kondycją, a o istotnych ograniczeniach organizacyjnych lub bezpieczeństwa poinformuje Organizatora przed wydarzeniem.

• Podczas części aktywnej obowiązuje bezwzględny zakaz uczestnictwa pod wpływem alkoholu lub innych środków ograniczających sprawność lub ocenę sytuacji.

• Trasa, czas trwania, program, zakres aktywności, sposób transportu, rodzaj sprzętu, warunki noclegowe i wyżywienie mogą ulegać zmianie w zależności od pogody, poziomu wody, decyzji operatora, bezpieczeństwa lub warunków terenowych.

• Organizator lub operator techniczny może odmówić dopuszczenia do aktywności osobie, której stan, zachowanie lub przygotowanie stwarza ryzyko dla niej lub innych.

• Uczestnik bierze udział w aktywności na własne ryzyko w zakresie wynikającym z normalnego charakteru danej aktywności, z zastrzeżeniem odpowiedzialności Organizatora wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

13. Rzeczy osobiste, sprzęt i odpowiedzialność

• Uczestnik odpowiada za swoje rzeczy osobiste, dokumenty, sprzęt, odzież oraz inne przedmioty wniesione na wydarzenie, chyba że zostały oddane Organizatorowi lub operatorowi do przechowania na zasadach wyraźnie uzgodnionych.

• Organizator nie odpowiada za utratę lub uszkodzenie rzeczy pozostawionych bez nadzoru, o ile szkoda nie wynika z okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność zgodnie z prawem.

• Nic w niniejszym regulaminie nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Organizatora w zakresie, w jakim takie wyłączenie byłoby niedopuszczalne przez obowiązujące przepisy.

14. Dane osobowe i prywatność uczestników

• Zasady przetwarzania danych osobowych uczestników określa Polityka prywatności Kręgu B2B.

• Uczestnik powinien szanować prywatność innych osób, nie żądać danych ponad potrzebę, nie kopiować list uczestników i nie wykorzystywać cudzych danych w celach niezgodnych z prawem lub z charakterem Kręgu B2B.

15. Reklamacje i kontakt

• Reklamacje, uwagi i zgłoszenia związane z wydarzeniami można kierować na adres e-mail wskazany przez Organizatora w opisie wydarzenia albo na ogólny adres kontaktowy Flow Up Group.

• W zgłoszeniu warto wskazać imię i nazwisko, dane kontaktowe, nazwę wydarzenia, datę, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania.

• Organizator rozpatruje zgłoszenia w rozsądnym terminie, uwzględniając charakter wydarzenia, skalę sprawy, konieczność ustalenia okoliczności i współpracę z partnerami zewnętrznymi.

16. Postanowienia końcowe i dobre praktyki operacyjne

• Organizator może publikować szczegółowe zasady dla poszczególnych formatów, np. spotkań standardowych, podcastów, wydarzeń tematycznych, wyjazdów, spływów lub wydarzeń partnerskich.

• Jeżeli wydarzenie ma próg minimalnej frekwencji, powinno to być wyraźnie wskazane w komunikacie o wydarzeniu. Brak osiągnięcia progu może skutkować zmianą terminu, formuły lub odwołaniem.

• Jeżeli do udziału wymagana jest uprzednia kwalifikacja, Organizator może odrzucić zgłoszenie bez szczegółowego uzasadnienia, jeżeli wymaga tego jakość grupy, ograniczenia konkurencyjne albo bezpieczeństwo organizacyjne i reputacyjne.

• Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji i ma zastosowanie do wydarzeń organizowanych od tej daty.